Werque.nu

Werkkostenregeling

8 januari 2016 – AFREKENING WERKKOSTENREGELING 2015

De eerste loonaangifte over 2016 dient ook de afrekening van de werkkostenregeling te bevatten. Daarvoor moeten werkgevers een aantal zaken doen:

  • goed overzicht hebben van de kosten die in de vrije ruimte van de werkkosten vallen. De kwalificatie van de diverse kosten moet dus in 2016 op de juiste wijze zijn gebeurd (wel of niet vrijgesteld, wel of niet in vrije ruimte opnemen, etc.).
  • de kosten die aan de vrije ruimte gealloceerd worden moeten expliciet als zodanig zijn aangemerkt.
  • de rekensom maken van de omvang van de vrije ruimte minus de aan de vrije ruimte gealloceerde kosten. Als er meer kosten zijn gealloceerd dan dat er ruimte is, moet de werkgever over het surplus 80% eindheffing betalen. Als er nog ruimte resteert, vervalt dat dat bedrag; dat kan niet meegenomen worden naar 2016.
  • de concernregeling op de juiste manier toepassen.

Voor vragen of meer informatie: neem gerust contact op met Fabiënne Hol-van Goethem (fabienne@werque.nu of 06 22 89 39 26).

———————————————————————————————————————————————————

DE REGELS VOOR BEDRIJFSUITJES ONDER DE WERKKOSTENREGELING …. A NEVER ENDING STORY?

De afgelopen weken is er nogal wat commotie en onduidelijkheid geweest over de fiscale behandeling van bedrijfsuitjes en externe personeelsfeestjes, zeker als die met een zakelijke activiteit gecombineerd worden. Die onduidelijkheid was niet in de laatste plaats te danken aan een webinar van de Belastingdienst en daarop volgende reacties (zie ook bericht d.d. 24 februari jl. op deze pagina en op de nieuwsberichten). Inmiddels heeft de Belastingdienst haar standpunt van het webinar aanmerkelijk genuanceerd; helaas in het nadeel van de werkgever.

Kort gezegd komt het erop neer dat voor de beoordeling van de fiscale behandeling van bedrijfsuitjes en externe personeelsfeesten/activiteiten gekeken moet worden naar de invulling van het programma.

Als het om een studiedag gaat dan betreft het een zakelijke aangelegenheid. Dat betekent dat de reis- en verblijfskosten onder een gerichte vrijstelling vallen en dus niet in het WKR forfait vallen.

Gaat het daarentegen om een zogenaamde “activiteit met een consumptief karakter”, dan ontbreekt daarbij de zakelijke kant en moet dat voordeel gerekend worden tot ofwel het loon van de werknemer ofwel in het WKR forfait ondergebracht worden. Een activiteit met een consumptief karakter is bijvoorbeeld als het afsluitende feest bij een studiedag waarbij ook een artiest optreedt, een disco is, etc. De kosten van de artiest, etc. en de kosten van de drank en het eten worden dan als loon gezien en moeten dus ofwel belast worden bij de werknemer of ten laste van het WKR forfait komen.

De Belastingdienst heeft haar standpunt weliswaar genuanceerd en verduidelijkt. Toch blijft er sprake van grijze gebieden. Voor werkgevers is het daarom nog steeds belangrijk om van te voren goed te bekijken wat het doel is van het bedrijfsuitje en hoe dit precies wordt ingevuld. Die invulling bepaalt uiteindelijk de fiscale behandeling van het bedrijfsuitje en kan dus tot meer of minder kosten voor de werkgever leiden.

Voor vragen of meer informatie: neem gerust contact op met Fabiënne Hol-van Goethem (fabienne@werque.nu of 06 22 89 39 26).

———————————————————————————————————————————————————

24 FEBRUARI 2015: VERWARRING OVER FISCALE BEHANDELING PERSONEELSFEESTJES EN BEDRIJFSUITJES ONDER DE WERKKOSTENREGELING

Over de fiscale behandeling van personeelsfeestjes en bedrijfsuitjes onder de WKR is inmiddels de nodige verwarring ontstaan, niet in de laatste plaats door opmerkingen vanuit de Belastingdienst zelf.

Volgens de wettelijke regeling van de WKR en de uitleg hier van door de Belastingdienst in onder andere het Handboek loonheffingen geldt de regel dat de personeelsfeesten alleen onbelast zijn als ze plaatsvinden op de werkplek en dat in dat geval voor de maaltijd die niet onbelast verstrekt kan worden het forfait van € 3,20 ten laste van de vrije ruimte van de WKR gebracht moet worden. Consumpties en andere zaken zijn belastingvrij. Wordt het feest/uitje niet op de werkplek gehouden maar op een externe locatie dan is er sprake van loon en kan dat alleen onbelast als het ten laste van de vrije ruimte van de WKR gebracht wordt. Een uitzondering geldt daarbij als er sprake is van een overheersend zakelijk karakter van de activiteit en een niet meer dan bijkomstig feestelijk karakter. Of er sprake is van een overheersend zakelijk karakter dient te worden vastgesteld aan de hand van het programma gedurende de gehele dag. Dat is dus erg casuïstisch en dient van keer tot keer bekeken te worden.

De Belastingdienst heeft nu recent zelf voor verwarring gezorgd door het maken van een opmerking tijdens een webinar over de WKR. Daar werd de vraag gesteld wat de fiscale kwalificatie is van een extern gehouden personeelsfeest direct na afloop van een studiedag. De Belastingdienst heeft daarop geantwoord dat het feest in dat geval plaats vindt in het kader van de dienstbetrekking en dat daarom de gerichte vrijstellingen voor reis- en verblijfskosten van toepassing zijn. Dat betekent kort gezegd dat de hapjes, de drankjes, het eten en zelfs de overnachting buiten de loonheffing kunnen blijven en evenmin ten laste van de vrije ruimte van de WKR gebracht moeten worden. Het optreden van een artiest op een dergelijke feestavond ziet de Belastingdienst wel als overwegend consumptief en dus vormen die entertainmentkosten wel loon of moeten ze ten laste van de vrije ruimte van de WKR gebracht worden. De Belastingdienst heeft vervolgens nog aangegeven dat zeker als het personeelsuitstapje geheel of gedeeltelijk onder werktijd plaats vindt de activiteit plaats vindt in het kader van de dienstbetrekking en dus geen overwegend consumptief karakter heeft en dat derhalve de gerichte vrijstelling voor reis- en verblijfskosten van toepassing is.

Voor werkgevers is deze nieuwe interpretatie van de Belastingdienst uiteraard voordelig.

Wel wordt in de advieswereld met argusogen naar deze interpretatie gekeken en vindt het merendeel van de fiscale adviseurs dit een zeer merkwaardig standpunt. Merkwaardig gezien de tekst van de regeling en de eerdere uitleg door de Belastingdienst en het Ministerie van Financiën van de regeling met betrekking tot personeelsfeestjes/bedrijfsfeestjes en -uitjes. Het gebruikelijke standpunt voor dit soort activiteiten is dat er bij een combinatie van zakelijke en feestelijke aspecten een zogenaamde “knip” moet worden aangebracht op basis van het feitelijke programma. Dus een splitsing tussen de zakelijke kosten (geen loon) en de consumptieve kosten (wel loon of ten laste van de vrije ruimte van de WKR).

Verdere navraag bij de Belastingdienst of er nu sprake is van een verruimd standpunt over de fiscale behandeling van personeelsfeestjes en dergelijke levert helaas (nog) geen duidelijkheid op. Men geeft aan dat er geen sprake is van een verruimd standpunt, maar geeft tegelijkertijd geen concreet antwoord op de vraag hoe die fiscale behandeling er uitziet ingeval van gecombineerde activiteiten.

Kijkend naar de parlementaire geschiedenis van de fiscale behandeling van personeelsfeestjes, van de WKR en van aanverwante regelgeving blijkt dat de feitelijke omstandigheden van het geval steeds bepalend zijn of er wel of geen knip moet worden aangebracht; daarbij zijn de invulling van het programma en de tijdsbesteding richtinggevend. Er zijn tot op heden geen duidelijke regels wanneer bij een gecombineerd bedrijfsuitje het zakelijke karakter overheerst dan wel het feestelijke/consumptieve karakter meer dan bijkomstig is. Verder is er tot op heden meermalen door het Ministerie en de Staatssecretaris aangegeven dat er bij personeelsfeestjes/bedrijfsuitjes geen sprake kan zijn van het gebruik maken van de gerichte vrijstellingen voor reis- en verblijfskosten.

Met dit in het achterhoofd zijn de uitspraken van de Belastingdienst tijdens het webinar dan ook op zijn minst merkwaardig te noemen.

Kortom, nieuwe duidelijkheid hierover vanuit het Ministerie dan wel de Belastingdienst is dan ook zeer welkom.

Tot slot: werkgevers die binnenkort een personeelsfeestje en/of bedrijfsuitje organiseren doen er goed aan vooraf te (laten) bekijken hoe dat feestje/uitje ook fiscaal gezien het meest voordelige kan worden georganiseerd.

Voor vragen of meer informatie: neem gerust contact op met Fabiënne Hol-van Goethem (fabienne@werque.nu of 06 22 89 39 26).

———————————————————————————————————————————————————

UPDATE WERKKOSTENREGELING: BENT U AL WKR-PROOF? [5 JANUARI 2015]

Het is zover, de werkkostenregeling (WKR) is definitief in werking getreden en er is geen mogelijkheid meer om nog van het overgangsregime gebruik te maken.

De belangrijkste punten uit de WKR anno 2015 op een rijtje

het percentage van de zgn. vrije ruimte bedraagt 1,2% van de fiscale loonsom. Indien de WKR-posten in totaliteit meer dan die 1,2% bedragen, is de werkgever 80% eindheffing over het surplus verschuldigd.
de WKR hoeft niet meer per inhoudingsplichtige te worden afgerekend, maar kan op groepsniveau worden afgerekend.
het afrekenmoment is niet meer per maand, maar kan worden uitgesteld tot de eerste loonaangifte na afloop van het kalenderjaar.
gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn vrijgesteld als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Dat geldt zowel voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.
kortingen op produkten eigen bedrijf komen niet meer ten laste van de vrije ruimte, maar zijn onder voorwaarden vrijgesteld. Indien de kortingen de gestelde maxima overschrijden, kan het surplus wel ten laste van de vrije ruimte gebracht worden.
het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen is vervallen voor een aantal voorzieningen op de werkplek. Er geldt voor die betreffende voorzieningen een gerichte vrijstelling. Het gaat dan om arbovoorzieningen op en buiten de werkplek en om hulpmiddelen die ook buiten de werkplek kunnen worden gebruikt en door de werknemer voor tenminste 90% zakelijk gebruikt worden.

Monitoring is cruciaal

Van belang is en blijft het om de kosten, vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers goed te monitoren. Immers, vastgesteld moet worden of iets een gerichte vrijstelling is, een nihilwaardering is dan wel ten laste van de vrije ruimte gebracht moet worden. Ook de bedragen die ten laste van de vrije ruimte worden gebracht zullen goed bijgehouden moeten worden. Een werkgever wilt uiteraard door het jaar heen weten hoe die vrije ruimte zich vult met allerhande bedragen en of er een kans is dat de vrije ruimte wordt overschreden, waardoor de werkgever voor het surplus geconfronteerd wordt met 80% eindheffing. Dan wel of er nog mogelijkheden zijn om iets ten laste van de vrije ruimte brengen en zo bepaalde arbeidsvoorwaarden te optimaliseren. Een goede ongoing monitoring van de vrije ruimte is derhalve essentieel. Werque.nu kan werkgevers ondersteunen in het opzetten van een efficiënte en effectieve monitoring.

Indien u meer informatie wenst over de ondersteuning die WERQUE.NUu kan bieden bij de implementatie en monitoring van de WKR neemt u dan gerust contact op met Fabiënne Hol-van Goethem (fabienne@werque.nuof 06 22 89 39 26).

———————————————————————————————————————————————————————————–

 

UPDATE WERKKOSTENREGELING [september 2014]

1. Verplichte invoering per 1 januari 2015

Op Prinsjesdag is bekend gemaakt dat de werkkostenregeling (hierna “WKR”) per 1 januari 2015 verplicht is en dat er per die datum een aantal wijzigingen wordt doorgevoerd in de huidige WKR. Deze wijzigingen zijn onderdeel van het Belastingplan 2015, zoals dat gepresenteerd is op Prinsjesdag. Het wetsvoorstel inzake het Belastingplan 2015 moet weliswaar nog goedgekeurd worden door de 2e Kamer, maar werkgevers kunnen hier niet op wachten. Zij moeten nu aan de slag om op tijd, dit kalenderjaar nog, alle voorbereidingen voor de implementatie van de WKR afgerond te hebben.

2. Wijzigingen t.o.v. huidige WKR

2.1. Geen verschil meer tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.

Het verschil tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van zaken vervalt. Voor werkplek gerelateerde voorzieningen geldt nu dat er alleen sprake kan zijn van een gerichte vrijstelling in de WKR, dus niet belast en geen onderdeel van de WKR vrije ruimte, als er sprake is van het ter beschikking stellen hiervan. Als de werkgever dit vergoedt aan de werknemer dan wel verstrekt, is er nu sprake van een belaste vergoeding/verstrekking, waarover ofwel belasting betaald moet worden ofwel de vergoeding/verstrekking vanuit de vrije ruimte betaald moet worden. Een voorbeeld hiervan zijn mobiele telefoons.

2.2. Noodzakelijkheidscriterium

Het zgn. noodzakelijkheidscriterium wordt in beperkte vorm ingevoerd, nl. voor gereedschappen, computers, mobiele communicatie-apparatuur en dergelijke. Dat betekent dat bijv. een mobiele telefoon, een tablet of gereedschap belastingvrij kan worden verstrekt of vergoed als: (i) de werknemer dit in redelijkheid nodig heeft voor het goed kunnen vervullen van zijn functie, (ii) de werknemer dit ook feitelijk gebruikt in de uitoefening van zijn funtie en (iii) de werkgever de daarmee gepaard gaande kosten zelf betaalt (en dus niet verrekend met bijv. loon of vakantie-uren van de betreffende werknemer). De werkgever bepaalt in eerste instantie of iets noodzakelijk is.

2.3. Produkten eigen bedrijf

Nu vallen produkten eigen bedrijf die de werknemer gratis of met korting krijgt van de werkgever in de vrije ruimte. Vooral in de detailhandel neemt deze post een groot deel van de vrije ruimte van de werkgever in beslag.

Vanaf 1 januari 2015 valt het voordeel van produkten eigen bedrijf niet meer in de WKR en komt daarvoor in de plaats de oude regeling terug, zoals die gold voor de WKR. Dat betekent dat een werkgever 20% personeelskorting met een maximum van € 500 per jaar mag geven aan een werknemer voor de produkten en/of diensten uit het eigen bedrijf.

2.4. Concernniveau

Nu dient de WKR per inhoudingsplichtige voor de loonbelasting te worden toegepast en mag er binnen een groep van bedrijven niet verrekend worden. Vanaf 1 januari 2015 wordt de WKR op concernniveau toegepast en geldt er dus één vrije ruimte voor het gehele concern. Er kan derhalve “geschoven” worden met de vrije ruimten tussen verschillende groepsvennootschappen. Groepsvennootschappen zijn vennootschappen waarbij sprake is van tenminste 95% belang gedurende het gehele kalenderjaar. Alle inhoudingsplichtigen binnen de groep zullen overigens wel ieder hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de WKR-schuld. Normaliter zal de WKR betaald moeten worden door de inhoudingsplichtige binnen de groep met de grootste loonsom.

2.5. Afrekenen na het kalenderjaar

Vanaf 2015 is het niet meer noodzakelijk om in ieder loontijdvak de WKR toe te passen en eventueel af te rekenen. De afrekening van de WKR vindt dan pas plaats in het eerste loontijdvak na afloop van het kalenderjaar. Overigens mag een werkgever ook eerder afrekenen.

2.6. Omvang vrije ruimte wordt kleiner

Teneinde alle wijzigingen budgetneutraal te kunnen doorvoeren, wordt de vrije ruimte wel kleiner. Het forfait wordt per 1 januari 2015 verlaagd van 1,5% (2014) naar 1,2%.

Indien de vrije ruimte wordt overschreden, dient de werkgever over het surplus 80% eindheffing af te dragen.

3. Conclusies m.b.t. de wijzigingen

De aangekondigde wijzigingen nemen voor een deel de bezwaren weg tegen de huidige WKR. Denk bijv. aan de afrekensystematiek, de vrije ruimte per inhoudingsplichtige en een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen. Daartegenover staat een (aanzienlijke) verlaging van de vrije ruimte van 1,5% naar 1,2% van de fiscale loonsom.

Het doel van de WKR is een lastenverlichting voor de werkgever, omdat het belastbaar voordeel niet meer op individueel werknemersniveau hoeft te worden bijgehouden en verwerkt in de salarisadministratie. Voordat de werkgever deze lastenverlichting ervaart, zal hij eerst de nodige voorbereidingen moeten treffen en wijzigingen in zijn administratieve processen moeten aanbrengen om de WKR goed en tijdig te kunnen implementeren.

4. Noodzakelijke acties door werkgevers

Zoals gezegd kunnen werkgevers niet meer wachten met het treffen van de voorbereidingen om op 1 januari 2015 de WKR op juiste wijze te implementeren. Voor zover nog niet gedaan zullen werkgevers nu op korte termijn de volgende stappen moeten ondernemen:

(i)             inventariseren van de werkkosten in hun onderneming(en)

(ii)            berekenen van de impact van de (nieuwe) WKR

(iii)           bepalen of er fiscale optimalisatiemogelijkheden zijn en zo ja, bepalen hoe deze kunnen worden ingevoerd

(iv)          aanpassen van de administratieve processen

(v)           informeren van werknemers over eventuele wijzigingen a.g.v. de invoering van de WKR per 1 januari 2015.

 5. Hoe kan WERQUE.NU werkgevers helpen bij de implementatie van de WKR?

WERQUE.NUkan u als werkgever helpen bij het uitvoeren van de bovengenoemde acties. Onze hulp kan variëren van ondersteuning en begeleiding van het gehele proces (van inventarisatie tot en met implementatie) tot het zijn van vraagbaak op bepaalde gebieden. Aan u de keuze hoe u WERQUE.NUwilt inschakelen. Voor de inventarisatie van de werkkosten in uw bedrijf werken wij met een inventarisatie-tool, die zoveel mogelijk is toegespitst op de branche van uw onderneming. Voor de cijfermatige analyse van de impact van de WKR gebruiken wij een rekenmodel, waaruit cijfermatige conclusies volgen en waaruit tevens blijkt of er fiscale optimalisatiemogelijkheden zijn. Die fiscale optimalisatiemogelijkheden worden in overleg in meer detail uitgewerkt.

Onze kosten zijn uiteraard afhankelijk van de soort en omvang van de ondersteuning die u wenst. Waar mogelijk werken wij met vaste prijsafspraken voor onze werkzaamheden.

Indien u meer informatie wenst over de ondersteuning die WERQUE.NUu kan bieden bij de implementatie van de WKR neemt u dan gerust contact op met Fabiënne Hol-van Goethem (fabienne@werque.nuof 06 22 89 39 26).

Leave a Reply